DIGITALIZACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL. Hacia un nuevo modelo de gestión de las pymes.
DIGITALIZACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Hacia un nuevo modelo de gestión de las pymes: asesorías digitales.
«La digitalización aún provoca escepticismo en diferentes sectores, pero al ver los beneficios reales de apostar por las nuevas tecnologías en el negocio, cambian rápidamente de opinión»
Jacobo Guillén (Puenting Asesores)
«Cambia antes de que tengas que hacerlo». Jack Welch
Portal del Emprendedor de Fraternidad-Muprespa
Jesús Pedroso / Febrero 2019
(Con la colaboración de Raquel Domínguez, Directora Provincial de Fraternidad-Muprespa en Tenerife)
El paso de la tecnología analógica, mecánica y electrónica a la tecnología digital supuso la irrupción de la denominada tercera revolución industrial a mediados del siglo XX. Unas décadas después, convivimos con lo digital con tanta naturalidad que esta experiencia evidencia la asombrosa capacidad de adaptación del ser humano a los cambios del entorno, cambios que suponen una nueva manera de afrontar el futuro, en el que el individuo, la persona, ha de ser el centro de este nuevo escenario disruptivo, su principal beneficiario.
Ahora estamos entrando en la cuarta revolución industrial, casi sin darnos cuenta, de la mano de las tecnologías exponenciales, a las que la Ley de Moore -término acuñado por Gordon Moore hace 60 años- pronosticó que duplicarían sus prestaciones cada cierto período de tiempo. Y parece que no se equivocó, porque los equipos informáticos han ido aumentando su velocidad de procesamiento y su capacidad de memoria a la vez que reducían su tamaño de manera exponencial. Pero todas estas tecnologías, como la informática, la robótica, la nanotecnología, la neurociencia, la biotecnología o la inteligencia artificial, artífices de la transformación digital, serán la base sobre la que se apoye esta revolución. Pero han de ser el medio, no el fin, porque el factor humano debe estar siempre presente. ¿Acaso fabricaremos un robot para que vaya al cine por nosotros o disfrute de nuestra comida? La tecnología está pensada para que suponga una mejora de nuestro bienestar, un complemento, no para sustituir a la persona en sus emocionales vivencias cotidianas, aunque hayamos conseguido que las máquinas piensen por nosotros o nos indiquen por donde hemos de circular para llegar antes al destino seleccionado.
¿Qué entendemos por digitalización y transformación digital?
El término “digital” se asocia a la tecnología y no es otra cosa que una serie de instrucciones integradas en máquinas o aparatos mediante un lenguaje matemático para provocar un efecto; es decir, generar, procesar, almacenar y transmitir señales para que se traduzcan en acciones concretas. Lo digital es ante todo eficiencia, lograr rápidamente resultados con un mínimo esfuerzo que antes requerían de más tiempo y de la fuerza más o menos bruta. Expresándolo de forma exageradamente prosaica, lo digital significa pulsar una tecla para obtener el resultado deseado, la automatización de un proceso que ya veníamos realizando anteriormente, pero con nuevas herramientas tecnológicas. Lo que hace décadas se hacía de forma física o analógica, hoy lo hacemos de forma digital y no hay vuelta atrás. Digitalización es, por tanto, implementar las nuevas tecnologías en todas las áreas de la sociedad. Por ejemplo, las empresas han digitalizado la entrega de los recibos de salarios a los trabajadores, pasando del papel al envío de la nómina por correo electrónico en formato PDF o por cualquier otro medio digital, igualmente los inspectores de empresas aseguradoras o del gas van provistos con tablets o teléfonos inteligentes cuando antes portaban papel y bolígrafo.
Los términos digitalización y transformación digital suelen confundirse y utilizarse indistintamente, pero no son lo mismo. La transformación digital supone un paso evolutivo más, una nueva forma de entender la economía, las estrategias empresariales, las relaciones de las empresas con los clientes, proveedores y trabajadores, la comunicación y la sociedad en general. Se trata de una nueva filosofía de vida, la asunción de un nuevo sistema de gestión globalizado basado en las tecnologías emergentes, sin demasiadas reglas establecidas -o, por lo menos, no escritas-, con un volumen ingente de información viajando por el ciberespacio a disposición de quien lo necesite y donde la democratización del uso de todas estas herramientas parece innegable, favoreciendo la igualdad en todos los sentidos -el usuario virtual carece de género o de raza o, dicho de otro modo, estas condiciones quedan en segundo plano- y la economía social. Juan Antonio Pedreño, presidente de la Confederación Empresarial Española de la Economía Social (CEPES) y de Social Economy Europe (SEE) ha afirmado sobre la tecnología blockchain que «es la tecnología que más se acerca a los ideales del modelo empresarial de la Economía Social».
La transformación digital, al contrario de lo que se podría pensar, no es el proceso de adaptación de empresas y personas a las nuevas tecnologías, sino el proceso inverso de adaptar las nuevas tecnologías a las necesidades de los usuarios o hábitos de los consumidores, previa formación y reeducación tecnológica de la ciudadanía. Volvemos a insistir en el factor humano.
En las empresas, este proceso transversal que afecta a todos los trabajadores, departamentos y procedimientos, implica la asignación al objetivo de la productividad de todos los recursos tecnológicos disponibles. Ello conlleva fabricar más productos y a más velocidad, tener mayor presencia en el mercado y más clientes, mejorar la calidad de bienes y servicios, aumentar la seguridad de las personas, reducir costes empresariales y optimizar el tiempo de trabajo, por citar solo algunas de las consecuencias de este fenómeno. Posiblemente no seamos capaces de identificar todos los aspectos que engloba la transformación digital, pero hemos de tener claro que no puede denominarse así al simple cambio de aparatos informáticos en una oficina o al simple hecho de tener presencia en las redes sociales. Ejemplo de esta transformación son las características de los nuevos canales de ventas que se están implantando en el ámbito del retail, donde una cadena de comercios puede monitorizar en tiempo real la actividad compradora de sus clientes para tomar rápidas decisiones sobre los diseños de sus productos.
Quizás por ello la tendencia estratégica en este ámbito ya se dirige más a los servicios que a los productos. «Nuestra prioridad son los servicios», ha expresado Tatsuya Tanaka, presidente de Fujitsu, que acaba de cerrar su fábrica tecnológica en Alemania para centrarse en servicios relacionados con la nube, la ciberseguridad y el internet de las cosas.
La digitalización y el fenómeno de la transformación digital en las pymes
Hasta hace poco tiempo se tenía la creencia de que la digitalización era algo exclusivo de las grandes empresas, una necesidad que las pymes no vislumbraban a corto plazo; sin embargo, hoy pocos niegan la utilidad de las herramientas digitales, aunque no todos lo consideren una prioridad ni inviertan en ello. En el informe de SAGE, “Radiografía de la pyme 2018”, vemos que las principales preocupaciones de pymes y autónomos son la demanda de sus productos y servicios y la captación de nuevos clientes, mientras que solo a un 3% le preocupa la digitalización y la incorporación de las nuevas tecnologías en la empresa.
En los últimos meses hemos leído noticias referidas a las pymes españolas y su resistencia a digitalizarse, su retraso en implantar, utilizar o invertir en tecnología o, incluso, su escepticismo ante lo que podríamos denominar un nuevo modelo de gestión de la comunicación. Hace algo más de un año la OCDE señalaba que el 40% de las grandes empresas de España utilizaba la computación en la nube, pero solo el 26% de las medianas y el 12% de las pequeñas. Este mismo organismo estima que actualmente el 42% de las pymes españolas no ha consumado el proceso de transformación digital. Según SAGE no llega al 20% el número de pymes que han elaborado un plan de digitalización pero, en otro sentido, IDC Research España señala que ya solo hay un 9% de empresas que aún no han iniciado su digitalización, augurando que 2019 será el año de la consolidación de la transformación digital, estimando que el gasto en TI en España alcanzará los 47.500 millones de euros.
Pero ya nos hallamos en un camino sin retorno –renovarse o morir- en donde la digitalización y la transformación digital serán cuestión de supervivencia para las pymes. Un reto sin precedentes. Y así lo entienden las distintas administraciones del Estado impulsando iniciativas para favorecer esta transición al mundo digital de autónomos y pymes, como la reciente de Red.es, entidad pública dependiente del Ministerio de Economía y Empresa, que ha presentado un programa de ayudas para la digitalización de estas entidades, sin olvidar la labor de las cámaras de comercio de España en el asesoramiento digital a estas entidades de menor tamaño.
Los pequeños empresarios tendrán que adaptarse a una nueva forma de relacionarse con sus clientes, proveedores, trabajadores y administraciones públicas, comprendiendo los efectos positivos que las nuevas herramientas digitales ejercerán en su productividad y captación de cartera, con el beneficio económico que genera, asumiendo que nos encontramos ante una dinámica imparable. El internet de las cosas (IoT) y el flujo de información que aporta para el sistema big data, el complemento que supone la tecnología blockchain, la computación en la nube, la inteligencia artificial o la tecnología 5G formarán parte de la dinámica habitual de las compañías, grandes o pequeñas, por sus propios medios o contratando con terceros.
Al albor de estos nuevos tiempos están surgiendo modelos de asesorías y despachos profesionales que ofrecen sus servicios a pymes y autónomos, que han sabido entender el momento en el que nos encontramos y las necesidades de los pequeños negocios en materia laboral, contable o fiscal, cuya gestión no escapa a esta nueva tendencia digital. Son las asesorías digitales.
Hablamos sobre algunos de estos aspectos y otros relacionados con en el emprendimiento en Canarias, con Jacobo Guillén, director de la asesoría digital Puenting Asesores, recientemente inaugurada en Tenerife:
En primer lugar, ¿puedes explicarnos qué es una asesoría digital y las diferencias con el modelo tradicional de asesoría de empresas?
El concepto que tenemos de asesoría digital en Puenting es el de una empresa que optimiza al máximo las posibilidades que da el mundo digital, para hacerlas accesibles a cualquier tipo de cliente, sin perder en ningún momento los mayores estándares de calidad y profesionalidad en el servicio. Reducir a un “click” todo lo que sea posible.
En una sociedad en la que se utilizan medios digitales para cualquier tipo de interacción, tanto más en el mundo profesional y empresarial, es necesario para los asesores renovarse y ofrecer soluciones rápidas y sencillas. Haciéndose cada vez más insostenible el modelo tradicional de asesoría, en el que el papel, en cantidades inmensas y difícilmente manejable, era el protagonista.
Esto supone un mayor esfuerzo para nosotros como empresa, en cuanto a que no solo tenemos que estar permanentemente formados para ofrecer la mejor solución en el asesoramiento a nuestros clientes, sino que debemos tener control sobre las nuevas soluciones digitales, que cambian cada día, a fin de tener siempre las opciones más novedosas y seguras a disposición de nuestros asesorados.
¿Qué ventajas tiene para un empresario o autónomo optar por este tipo de asesoría?
La principal ventaja, que no es poca, de una asesoría digital es el ahorro de tiempo y dinero.
Tiempo, no solo al tener disponible en todo momento en la nube su documentación actualizada y poder seguir el trabajo de la asesoría desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sino también al evitar desplazamientos innecesarios para trámites fácilmente subsanables por medios digitales, que en la actualidad son prácticamente todos.
Dinero, al poder dedicar más tiempo de trabajo a la actividad y renunciar al “papeleo” innecesario; y por supuesto, al pagar un servicio más económico por la reducción de costes que supone que la asesoría deba dedicar menos tiempo a trabajos repetitivos, al tener procesos digitalizados.
En el caso de Puenting, se hacen aún más evidentes estas ventajas, al contar el cliente con soluciones digitales hechas a medida: app., acceso a la nube, enlaces con la caja del negocio… Ningún cliente es igual y por lo tanto las soluciones digitales proporcionadas deben ser diferentes.
¿Los clientes de una asesoría digital deben contar previamente con una mínima infraestructura tecnológica?
No necesariamente. Hoy en día prácticamente todo el mundo tiene un dispositivo de mano con acceso a internet, siendo este el único requisito real para beneficiarse de una asesoría digital. El software y aplicaciones necesarias para las comunicaciones, generalmente, lo proporcionará la asesoría, como es nuestro caso. Por lo tanto, no; no es necesario realizar una gran inversión en tecnología.
¿Has detectado entre los autónomos y pequeños empresarios reticencias a la hora de invertir en nuevas tecnologías?
Partimos de la base de que nuestros clientes por lo general han llegado a nosotros atraídos por las soluciones que les ofrecemos como asesoría digital, y por lo tanto tienen ya una predisposición a apostar por la innovación y las nuevas tecnologías en sus negocios. Si bien es cierto que cuando mantenemos conversaciones con posibles clientes, que aún gestionan sus empresas con asesorías tradicionales, detectamos un mayor reparo inicial, posiblemente causado por el escepticismo que aún hoy en día provoca la digitalización en diferentes sectores, pero al ver los beneficios reales, y que la decisión de apostar por las nuevas tecnologías supone generalmente un retorno directo en el negocio, cambian rápidamente de opinión.
Nos ha sorprendido gratamente que, aunque inicialmente nos dirigíamos sobre todo a los autónomos y emprendedores de un sector de edad entre 25-45 años, por “identidad tecnológica”, son muchos los autónomos y empresas gestionadas por personas de mayor edad que deciden dar el salto a la asesoría digital.
¿Qué sector empresarial crees que se encuentra más avanzado en digitalización?
Por la experiencia que acumulamos los que formamos parte de la asesoría, diría que sin duda el sector servicios, y, dentro de este, el empresariado hotelero. Pero es también donde mayores diferencias en el nivel de digitalización se observa entre unos y otros.
Mención especial merece el sector bancario, que se encuentra a años luz respecto a los demás, no solo por apostar antes que nadie por la digitalización (y seguir apostando y priorizando el mundo digital frente al tradicional), sino sobre todo por iniciar una transformación digital de raíz, llegando a cambiar el modelo bancario preexistente en muy pocos años.
¿Vuestros clientes muestran interés en aspectos como el comercio electrónico, marketing digital o internacionalización de sus negocios?
Si, por lo general la mayoría de nuestros clientes, en mayor o menor medida, muestran interés por las opciones que el mundo digital les proporciona. Tanto y más al conocer nuestras instalaciones y ver como funcionamos.
De hecho, cuando un cliente se interesa por estos aspectos que me nombras, así como por su presencia en redes sociales, optimización y transformación de procesos, etc., le ofrecemos nuestra experiencia y la de nuestros colaboradores para que puedan crecer con nosotros. No solo queremos asesorar a nuestros clientes en el ámbito laboral, fiscal y contable, sino que queremos que se posicionen y que sus negocios se beneficien de todas las ventajas que la digitalización les puede ofrecer.
¿Encontráis competencia en aplicaciones o programas de facturación para autónomos u otras, algunas de ellas ofrecidas por entidades bancarias?
Francamente no. Este tipo de aplicaciones suelen estar dirigidas a la venta de un producto, o a la obtención de una información genérica. En ningún caso encontramos aplicaciones o programas de este tipo que ofrezcan una solución integral a las diferentes casuísticas de un cliente. Por otra parte, nosotros no solo ofrecemos soluciones digitales específicas para un emprendedor o autónomo, sino que en todo momento tiene un asesor personal por área (contable, fiscal, laboral) con quien contactar para resolver dudas o cuestiones puntuales, por lo que realmente obtiene los beneficios de ambos modelos (la asesoría digital y la tradicional).
Suponemos que la digitalización de empresas canarias podría suponer un gran paso para superar el factor insular y más posibilidades de expansión hacia el exterior.
Por supuesto, indudablemente todo aquello que suponga salvar el escollo que lleva consigo la ubicación geográfica de las islas es positivo para nuestra economía.
Ya nos encontramos con clientes (principalmente del sector servicios), que al tener altas cotas de digitalización en sus empresas pueden competir fuera de las islas de igual a igual con otras empresas. Sin ir más lejos, nosotros en Puenting, por nuestro sistema de asesoría digital, podemos asesorar a empresas de cualquier parte del mundo, y esto hasta hace unos años era prácticamente imposible para una asesoría canaria.
¿Existen ayudas oficiales del gobierno canario para fomentar el emprendimiento y la digitalización de las empresas?
Si bien la mayor parte de las iniciativas que fomentan el emprendimiento son privadas y tienen un peso importante, hay también iniciativas públicas que favorecen el emprendimiento.
Lógicamente, desde nuestra posición, al defender y asesorar a emprendedores, toda iniciativa nos parece insuficiente. Pero hay, dependiendo de la actividad y de diferentes características de la persona jurídica, ayudas que incentivan el emprendimiento y la digitalización de las empresas.
Por poner un ejemplo, no hace mucho leí sobre el proyecto InsertaTIC, que con fondos de la Unión Europea tiene la finalidad de incentivar el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) como herramientas para el desarrollo exitoso de los proyectos de innovación y mejorar el rendimiento empresarial, tanto en Canarias como en Madeira, y como este hay otros proyectos.
Queda mucho camino por recorrer, pero según los informes del Observatorio Canario de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, los datos son positivos y motivan a todos los que iniciamos proyectos de este tipo a seguir apostando por la digitalización.
Canarias con 146.126 empresas y 172.507 locales activos (a 1 de enero de 2018) ocupa un interesante 7º puesto entre las CCAA en ambos indicadores, ¿cómo ves el futuro del emprendimiento en el archipiélago?
Soy optimista en este aspecto. Creo que cada vez somos más los que decidimos emprender en las islas con capital canario, y afortunadamente desde Puenting tenemos una posición privilegiada para ver como cada vez surgen más proyectos que rompen con la clásica asociación Canarias-Turismo, y cómo en los sectores ya asentados en las islas, como es el turístico, se hace una apuesta decidida por la innovación.
Ciertamente, el empresariado canario debe hacer un esfuerzo mayor para competir en igualdad de condiciones fuera de las islas (y dentro, ya que la digitalización hace que determinadas empresas que antes no se planteaban el mercado canario ahora lo tengan como objetivo). Considero que, con la digitalización progresiva de todos los sectores, ya nada debería impedir que un buen proyecto canario pudiera ser el próximo modelo de éxito nacional.
Jacobo Guillén Barroso (Director de Puenting Asesores)
- Grado en Relaciones Laborales por la Universidad de La Laguna.
- Estancia semestral en Alma Mater Studiorum Universitá di Bologna en las titulaciones de Giurisprudenza y Consulente del Lavoro e delle Relazioni Aziendali.
- Galardonado en dos ocasiones con el “Premio Jurídico de Estudios en Relaciones Laborales Concepción Arenal”, en las ediciones de 2013 y 2015, por sendos estudios en Derecho de la Seguridad Social.
- Graduado Social colegiado nº 1152 por el Excmo. Colegio Oficial de Graduados Sociales de Santa Cruz de Tenerife.