Lo importante y lo urgente en los ladrones del tiempo

El tiempo es un factor clave para aumentar la productividad en el trabajo, un recurso que no se puede almacenar, diferir, ni recuperar; un concepto dinámico que no podemos detener. Gestionar bien las tareas repercutirá en la productividad, eficacia y calidad de vida laboral. Pero no es tanto su gestión, sino la manera de trabajar: la “autogestión” y el establecimiento de un orden de prioridades.

Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante. Ley de Tracy

Diferenciar entre lo importante y lo urgente ayudará a tomar mejores decisiones, adecuando las horas de trabajo para realizar las actividades y proyectos, dejando tiempo para disfrutar de la vida personal y de un equilibrio saludable.

La autogestión se basa en la eficiencia: capacidad para lograr los resultados deseados con el mínimo consumo de recursos disponibles.

Las horas en este caso son los recursos, por lo que organizar bien el tiempo del que se dispone para desarrollar los proyectos es otro de los puntos clave.

Lo importante y lo urgente

Vamos a utilizar el modelo de Stephen Covey para explicar a través de su matriz la diferencia entre lo importante y lo urgente. Se basa en cuatro cuadrantes y en cada uno define diferentes hábitos muy comunes.

Primero definamos bien qué es urgente y qué es importante. Urgente son aquellas tareas o acciones que deben hacerse inmediatamente para que no repercuta negativamente en el proyecto, puede ser una entrega con un deadline o fecha establecida. Y las tareas importantes son las que se hacen para la viabilidad del negocio.

Veamos ahora la imagen de la matriz:

Según esta cuadrícula las acciones serían las siguientes:

•             Urgente + importante. Son aquéllas percibidas como acciones críticas, que de no hacerse podría tener consecuencias graves para el negocio.

•             No urgente + importante. Estas tareas se planifican con tiempo. Si hay anticipación y se realizan de manera organizada no se convertirían en urgentes y no supondría una crisis.

•             Urgente + no importante. Tareas susceptibles de delegación y/o programación. Quitan tiempo para atender otro tipo de actividades más importantes. Por ejemplo las llamadas, las interrupciones o el envío de mensajes de correo electrónico

•             No urgente + no importante. No hacer este tipo de tareas no supone un problema, de hecho se ganaría tiempo para hacer otras, como por ejemplo mirar el correo cada cinco minutos.

Los ladrones del tiempo

Para autogestionarnos mejor hay que conocer todo aquello que distrae y resta un tiempo muy valioso. Lo que se conoce como ladrones del tiempo, que pueden ser internos y externos.

Los internos hacen referencia a aquellas distracciones que uno mismo propicia, tales como el multitasking, ser perfeccionista, procrastinar tareas importantes, no priorizar, no saber decir “no”, no saber delegar, falta de disciplina, indecisión o no saber planificar.

Los externos son aquellos que no dependen de ti, como las llamadas telefónicas, reuniones imprevistas, trámites excesivos, notificaciones del móvil o visitas sorpresa.

Para gestionar de manera eficiente el trabajo se recomienda trabajar la optimización y evitar esas fugas de energía.

Antes de comenzar una tarea debemos preguntarnos ¿para cuándo? y ¿para qué?. Ley de Eisenhower

La planificación y algunas preguntas previas permitirán ahorrar tiempo. En primer lugar, se podría clasificar la urgencia y la importancia según la matriz, enfocarse en lo que es importante. Una vez identificadas las tareas importantes han de plasmarse en una agenda o calendario, ponerle fecha, es decir, organizar dichas tareas a lo largo de la semana o el mes. La agenda es nuestro gran aliado en la organización.

Una vez delimitada cada tarea durante un espacio de tiempo conviene enfocarse en ella sin distraerse, para ello lo más conveniente es controlar las llamadas, el correo y todos aquellos ladrones del tiempo externos. Mantener un orden en tu vida laboral y familiar es vital, programarse las actividades de ocio también ayudará a evitar el caos.

Emplea tu tiempo de trabajo en resolver las tareas que tengan el mayor impacto en el resultado, porque el 20 % de tus tareas es el responsable del 80 % de tus resultados. La Ley de Pareto o regla del 80/20

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