Autónomos y gastos: cómo separar lo deducible de lo que solo parece deducible

Hablar de gastos deducibles siendo autónomo es entrar en un territorio donde conviven la lógica, la sospecha y un punto de surrealismo administrativo. La normativa es clara en teoría, pero en la práctica Hacienda interpreta, matiza, presume y, a veces, directamente niega. Por eso conviene entender no solo lo que dice la ley, sino también lo que suele pasar en las comprobaciones reales.

El punto de partida está en la Ley del IRPF y en el Reglamento del IVA, que establecen tres requisitos básicos para que un gasto sea deducible: debe estar vinculado a la actividad económica, debe estar justificado con factura completa y debe estar registrado contablemente. Hasta aquí, todo parece sencillo. El problema llega cuando intentas demostrar que tu coche, tu móvil o tu viaje a Barcelona no son un capricho personal, sino una herramienta de trabajo.

El vehículo: el eterno sospechoso

Pocas cosas generan más fricción con la Agencia Tributaria que un coche. La ley permite deducirlo, pero Hacienda parte de una presunción casi inamovible: salvo que seas transportista, taxista, mensajero o agente comercial, tu vehículo no es exclusivamente profesional. Esto significa que, en la práctica, el IVA solo se admite al 50% y el IRPF suele rechazarse salvo que puedas demostrar un uso exclusivo profesional, algo que en la vida real es casi imposible.

La jurisprudencia ha sido clara: para deducir el 100% del vehículo necesitas pruebas sólidas, como un garaje exclusivo para la actividad, un segundo coche personal o una hoja de ruta detallada. 

La vivienda habitual: deducir sí, pero con calculadora

Cuando trabajas desde casa, la ley te permite deducir una parte proporcional de los gastos de la vivienda. La clave está en determinar qué porcentaje del inmueble está afecto a la actividad. Si tu despacho ocupa un 12% de la vivienda, ese será el porcentaje deducible de gastos como el IBI, la comunidad o el alquiler. En cuanto a los suministros, la normativa introdujo una regla simplificadora: solo puedes deducir el 30% del porcentaje afecto. Es decir, si tu despacho representa un 12% de la vivienda, solo podrás deducir un 3,6% de la luz, el agua o el gas.

Hacienda suele tumbar cualquier intento de deducir más de lo permitido o de aplicar porcentajes sin haber comunicado previamente la afectación del espacio a la Agencia Tributaria. La comunicación es obligatoria y, sin ella, el gasto se considera personal.

Las dietas: deducibles, pero no vale cualquier ticket

Las dietas son uno de los gastos que generan más malentendidos. La ley permite deducir los gastos de manutención del propio autónomo siempre que estén vinculados a la actividad, se paguen por medios electrónicos y se cuente con factura. Además, existen límites diarios: en territorio nacional, 26,67 euros; en el extranjero, 48,08 euros.

Lo que Hacienda rechaza sistemáticamente son los tickets sin factura, las comidas en tu propia ciudad sin justificación laboral o las dietas de empleados sin contrato o sin relación laboral demostrable. La clave está en demostrar que la comida no es un gasto personal, sino una necesidad derivada de un desplazamiento profesional.

La ropa: la reina de las zonas grises

Hacienda solo admite la deducción cuando se trata de uniformes obligatorios, ropa con logotipo o vestuario estrictamente profesional, como el de sanitarios o técnicos. La frontera entre lo profesional y lo personal es tan fina que, en la práctica, la mayoría de intentos de deducir ropa acaban rechazados. 

El teléfono: la importancia de tener dos líneas

El teléfono es otro clásico. Si tienes una sola línea, Hacienda presume uso mixto y, por tanto, no admite la deducción completa. La forma más segura de deducirlo es tener dos líneas: una personal y otra profesional. La profesional, siempre que esté a nombre de la actividad, se admite sin problemas.

Intentar deducir el 100% de una línea única suele acabar en un ajuste, porque la Administración entiende que es imposible separar el uso personal del profesional.

Los viajes: deducibles si puedes demostrar que no son ocio

Los viajes pueden ser deducibles siempre que estén directamente relacionados con la actividad. Billetes de avión, tren, taxi, hoteles o desplazamientos para reuniones, ferias o congresos son aceptados si están bien documentados. La factura es imprescindible y la coherencia con la actividad, también.

Lo que Hacienda rechaza con contundencia son los viajes que mezclan ocio y trabajo sin separación clara.

Las zonas grises: donde Hacienda afina el lápiz

Hay gastos que no están prohibidos, pero requieren coherencia y pruebas. Los regalos a clientes son deducibles si están relacionados con la actividad, pero no si son personales. La tecnología es deducible cuando se utiliza para trabajar. La formación es deducible si está vinculada a tu actividad. Y el mobiliario del despacho es deducible, pero no la decoración sin función profesional clara.

En todos estos casos (como en la vida, en general), la clave es la coherencia.